Simply said – Egyszerűen mondva

Ha javítani akarod a másokkal való kapcsolatteremtő képességed, hogy jobban megértsd őket, és hogy világosabban megértsenek téged, akkor a legegyszerűbb és leghatékonyabb módja ennek, ha kevésbé magadra, és inkább a másikra koncentrálsz.

Amikor kommunikálsz, ahelyett, hogy arra gondolnál: Mit akarok mondani?, azt kellene megkérdezned magadtól:

• Miért olvassa az e-mailemet, vagy miért vesz részt ezen a megbeszélésen?
• Mit remél ettől a prezentációtól?

Ha arra helyezed a hangsúlyt, hogy a másik fél mit akar nyerni a beszélgetésből, akkor jobban fogsz tudni kommunikálni, mivel azokat a releváns információkat fogod átadni, és érthetőbbé tenni, amire a másik félnek szüksége van.

Amikor kommunikálsz, három dologról beszélhetsz:

• magadról
• az üzenetről
• a közönségről

Az üzeneted nem fogja a közönséged érdekelni. Az érdekli őket, hogy a üzeneted hogyan fog hatni rájuk, mit változtat meg az életükben.

Az üzenet

Ha nem fejezed ki nagyon világosan a fő mondanivalódat, a hallgatóid nem fogják tudni, hogy mit kell hallaniuk. Dolgozz ki egy világos üzenetet, amely rövid egyszerű nyelvezetet használ és a hallgatóság igényeire összpontosít. Korlátozd a fő üzeneted egy mondatra, lehetőleg 10 szónál rövidebbre.

“Azért vagytok ma mindannyian itt, mert fontosnak tartjátok X-et. Úgy gondoltam, hasznos lenne, ha néhány percig beszélhetnénk róla…”

A kommunikáció során nem az a célod, hogy aranyos vagy okos legyél. A cél az, hogy érthető legyél. Mindannyian az időnk nagy részét olyan emberekkel töltjük, akik azt csinálják, amit mi. Ezért elkezdjük azt hinni, a velük használt nyelvet mindenki érti. A kövektező kérdés segíthet ezt azonosítani:

Képes lesz-e a hallgatóságom ezt az üzenetet megismételni valaki másnak később?

Ha nem, akkor a mondanivalód túl hosszú, túl homályos vagy túl bonyolult.

Az üzenet struktúrája

Az üzeneted struktúrája fontos ahhoz, hogy hatékonyan át tudd adni:

1. Mondd el, hogy mit fogsz mondani

Kezdd valamivel, ami megragadja a figyelmüket. Erre a legjobb módszer, ha:

• megnevezel egy problémát
• idézel egy megdöbbentő statisztikát
• költői kérdést teszel fel

Ezek által a közönséged elkezd gondolkodni: Miért fontos ez?. Ez a lépés segíteni fog nekik megtalálni a fontos információkat miközben átadod az üzeneted.

2. Mondd el a lényeget

Amint odafigyelnek rád, mondd el, mit akarsz. Ne tartogasd a nagy meglepetést a végére.

Mondd el, hová akarod őket eljuttatni, és akkor jobban megértik az utat.

3. Mondd el, hogy mit mondtál

Miután átadtad a gondolataidat, mondd el még egyszer a lényeget, amelyek szükségesek ahhoz, hogy megértsék, hogy mit kell tenniük.

Szóbeli kommunikáció

A kommunikációban nincs olyan, hogy helyes és helytelen. Mivel minden kommunikáció függ a környezettől, ezért a kommunikáció lehet hatékony, vagy kevésbé hatékony. A következő három kulcsfontosságú elem az, amivel megmutathatod elkötelezettséged és a jelenléted a kommunikáció során.

Szemkontaktus

Természetes ösztönünk, hogy szemkontaktust létesítsünk a körülöttünk lévőkkel, ez egy olyan elengedhetetlen eleme a beszédnek, amely nélkül a mondanivalónk biztosan nem ér célba.

Függetlenül attól, hogy egyszerre csak egy, vagy több emberrel beszélünk létezik egy ökölszabály, amely segíthet több szemkontaktust létesíteni és ezt hatékonyabban kezelni extra stressz nélkül.

• Egy személyre nézz egy teljes mondat erejéig

Ha egy emberhez beszélsz, függetlenül attól, hogy hányan vannak a szobában, automatikusan megnyugszol. Továbbá, ezzel elkerülheted a zavaró tényezőket. Ha valaki valami zavarót csinál, akkor az nem fog kizökkenteni.

Ha mindenkit végigpásztázol és mindenkihez beszélsz, akkor nem beszélsz igazán senkivel. Ha egy teljes gondolat erejéig egy emberre koncentrálsz, akkor sokkal összeszedettebbnek és magabiztosabbnak fogsz tűnni. Ezzel azt sugallod: Fontos nekem, hogy megértsd ezt az üzenetet.

Ha tudod, hogy van egy kulcsfontosságú döntéshozó, szentelj neki több figyelmet, mint a többieknek, talán a teljes figyelem 50-60 százalékát, de ne hagyd figyelmen kívül a többieket. Kevesebb energiát igényel mindenkivel kedvesnek lenni, mint kitalálni, hogy kivel kell kedvesnek lenni. Ugyanez vonatkozik a szemkontaktusra is.

Ha úgy érzed, hogy egy személynek kellemetlen a túl sok szemkontaktus, nézz le a papírodra (ha van), és jegyzetelj egy kicsit.

Beszéd

Azzal, hogy variálod beszéded sebességet, a hangerejét, a hangszínét és a hanglejtését, a hangod segít megerősíteni a hatásodat.

A legtöbb ember, amikor ideges, túl gyorsan beszél. A beszéded sebessége összefügg azzal, hogy hogyan használod a szemkontaktust. Ha túl gyorsan pásztázod az embereket, akkor gyorsabban fogsz beszélni, viszont ha egy teljes gondolat erejéig egy emberhez beszélsz, akkor lelassítod a tempódat.

Két tényező okozhatja azt, hogy a hallgatóság túlterhelődik:

• beszélő hangjának ereje

A hangerő a beszéd legalapvetőbb összetevője. Ha nem hallják, amit mondasz, nem lesz hatása.

Legalább mindig olyan hangerővel beszélj, hogy a legtávolabbi személy is hallja, még akkor is, ha a legközelebb álló személyre nézel. Nyisd nagyobbra a szád és vegyél nagyobb levegőt.

Az abszolút minimum, hogy elég hangos legyél ahhoz, hogy hallható legyen. Ha felemeled a hangod, azzal sürgősséget kölcsönzöl egy kulcsfontosságú pontnak. A hangerő csökkentésével, viszont az mondod, hogy “Ez fontos”.

Az arckifejezésed hatással van a hangszínedre ezért mosolyogj. Ha őszintén mosolyogsz, a hangod automatikusan pozitívabban hangzik és több energiát áraszt, és a hangszíned optimistábbnak fog hangzani.

• a mondatok közötti szünetek hiánya

Előfordulhat, hogy a tempód teljesen rendben van, de nem tartasz elég hosszú szüneteket a mondatok között. A mondatok közötti szünetek elengedhetetlenek.

Ha a mondat végén szünetet tartasz, lehetőséget adsz a hallgatóságnak arra, hogy feldolgozza az információkat. Ha szünet nélkül folytatod a beszédet, a hallgatóság gyorsan túlterhelt lesz, és nem fog tudni további információkat befogadni.

Ekkor az emberek vagy teljesen elkalandoznak, mert kimerültek, vagy pedig egy pillanatra megállnak, hogy elgondolkodhassanak azon, amit éppen mondtál és ezzel teljesen lemaradnak és elvesznek.

Azt gondolhatjuk, hogy ha gyorsabban beszélünk, akkor több üzenetet át tudunk adni. Valójában kevesebbet adunk át, mert a hallgatóságunknak vannak határai, hogy mennyit tudnak befogadni.

Testbeszéd

A jelenlétednek azt kell sugallnia, hogy a közönségedre koncentrálsz, nem pedig magadra. Amikor egy beszélgetésben veszel részt akkor az enegriádat mindenkinek éreznie kell.

• ülve

Ha a szék háttámlájának bármelyik részét a derekadnál érzed, nagy valószínűséggel hátradőlsz a székben, vagy görnyedten ülsz. Ha egy megbeszélés alatt görnyedsz, akkor gyorsabban elfáradsz. A felsőtested teljes súlya a tüdődre nehezedik, és nem tudsz olyan könnyen lélegezni.

Húzd ki magad, és ülj egyenesen. Ezzel növeled a magasságod az asztalnál, és könnyebben tudsz lélegezni, ami segít megőrizni az energiád a megbeszélés során.

Ülj úgy, hogy az alkarod éppen csak szélesebben támaszkodjon az asztalon, mint a vállad. Tartsd távol egymástól a kezeid. Amint a kezeid összeérnek, valószínűleg olyan kényszeres mozgásba kezdenek, amelyek miatt idegesnek tűnhetsz. Mivel mindannyiunkban van egy bizonyos mennyiségű energia, és ez az energia így vagy úgy, de kiürül a testünkből.

Íme egy egyszerű trükk, hogy megjegyezd, hová helyezd a kezeidet. Tedd a jegyzeteid közvetlenül magad elé és a kezeid maradjanak a jegyzeteid két oldalán.

• állva

Ha magabiztosságot szeretnél sugározni a hallgatóság felé, vegyél fel szilárd, de semleges testtartást. Állj csipőszélességben, és tartsd távol egymástól a kezeid.

Ha összefogod a kezed, akár ülve, akár állva, akkor nyugtalanabbnak vagy zárkózottabbnak tűnhetsz. A legjobb megoldás, ha a karjaid magad mellé ejted. Mivel kényelmetlen érzés lesz úgy állni, hogy a karjaid csak úgy lógnak az oldalad mellett, hajlamosabb leszel arra, hogy a karjaidat természetes gesztusokra használd.

Hallgatás

A kommunikáció során az a célod, hogy kielégítsd a másik ember igényeit. Az egyetlen módja annak, hogy megtudd, mire van szüksége a másiknak, ha megkérdezed, és meghallgatod. Ezért a hatékony kommunikáció nem csak arról szól, hogy hogyan küldesz információt, hanem arról is, ahogyan az információt befogadod.

Amikor meghallgatsz valakit, akkor is fontos a testbeszéd. A szemkontaktust, és egy alkalmi “hmmm”, vagy “érdekes”, vagy “tényleg” elég ahhoz, hogy a másik tudja, hogy még mindig figyelsz.

Mindannyiunkkal előfordult már, hogy olyasvalakivel beszélgettünk, aki némán és kővé dermedve ül, vagy a padlót bámulja, vagy egyenesen átnéz rajtunk, mintha elaludt vagy kómába esett volna. Ne hozd a másik embert ebbe a helyzetbe.

Hogyan tudsz az éppen aktuális beszélgetésre koncentrálni? Jegyzetelj. A jegyzeteid segítenek abban is, hogy emlékezz az elhangzottakra. A jegyzetelés a másik félnek is segít abban, hogy úgy érezze, hogy meghallgatják. Az emberek úgy érzik, hogy odafigyelsz, amikor látják, hogy lejegyzeteled az egyes gondolataikat. A jegyzetelés egy másik kommunikációs stratégia, amely azt üzeni a másiknak, hogy törődsz velük.

Írott kommunikáció

Íróként az kell legyen a célod, hogy az olvasó számára könnyen érthetővé tedd a gondolataidat.

Mindig kérdezd meg magadtól:

• Miért olvassa az olvasó?
• Mit kell tennie az olvasónak az általam megosztott információval?
• Hogyan tehetem könnyebbé az olvasó számára a fő üzenet megértését?

Az olvasónak megállás nélkül végig kell tudnia olvasni a sort és az oldalt. Bármikor, amikor az olvasónak vissza kell lépnie, és újra el kell olvasnia egy mondatot, vagy vissza kell térnie egy korábbi pontra a bekezdésben vagy a dokumentumban, az olvasó túl keményen dolgozik.

Mivel az írásodnak kevésbé magadra és inkább a másik személyre kell összpontosítania, sokkal több “te”, mint “én” kell, hogy legyen az írásodban, nagyjából 2:1 arányban. Törekedj arra, hogy egy mondat maximum 17 szót tartalmazzon. Ha egy mondat meghaladja ezt a hosszúságot, az agyunk nehezen tudja feldolgozni az információt. Az olvasónak valószínűleg legalább kétszer el kell olvasnia a mondatot, hogy megértse.

A bekezdéseket hossza legfeljebb az oldal negyede legyen, minden ennél hosszabb szöveg vizuálisan megfélemlítő.

Következtetés

Összességében a könyv tele van hasznos gyakorlatban is használható tippekkel, számomra sok olyan tippet adott amit nem tudtam, de látom az értelmét.